Cena na fakturze a rzeczywisty koszt zużycia. Dlaczego tani papier kosztuje firmę najwięcej?

Decyzje zakupowe w obszarze higieny najczęściej wyglądają tak samo: porównanie cen, wybór tańszej opcji, zamówienie. Logika jest prosta. Problem w tym, że cena na fakturze i rzeczywisty koszt użytkowania to dwie różne liczby. I rzadko są sobie równe.

Koszt nie powstaje przy zamówieniu. Powstaje przy każdym użyciu.

Jeśli ręcznik papierowy rozrywa się, pyli lub niewystarczająco chłonie wodę to pracownik nie analizuje jego parametrów. Bierze kolejny. Potem jeszcze jeden. Przy jednej osobie to drobiazg. Przy firmie zatrudniającej kilkaset osób i kilkuset wizytach w toalecie dziennie różnica w zużyciu między tanim a dobrym produktem może wyjść nawet 5krotnie większa. W skali miesiąca to tysiące złotych, której nikt nie widzi w zestawieniu kosztów, bo nikt jej nie mierzy.

To samo dotyczy papieru toaletowego. Cienki produkt wymaga większej liczby arkuszy na jedno użycie. Zużycie rośnie, zamówienia wracają szybciej, a budżet działu administracji przekracza wydatki bez konkretnej przyczyny.

Koszty, których nie porównujesz do faktury zakupu

Jest jeszcze jeden koszt, który w kalkulacjach przy wyborze dostawcy nie pojawia się nigdy: awarie instalacji sanitarnych.

Papier toaletowy niskiej jakości często nie rozpada się w wodzie w stopniu wystarczającym do swobodnego przejścia przez instalację. W budynku, gdzie z toalet korzystają dziesiątki lub setki osób dziennie, efekt jest kwestią czasu: zatkany pion, wezwanie hydraulika, przestój.

Koszt jednej interwencji to 500-600 zł. Jeśli przyczyna pozostaje niezmieniona, problem wraca. Najgorszym przypadkiem jaki znamy jest szpital, który w ciągu jednego dnia zapłacił blisko 3000 zł tylko za przepchanie kanalizacji przez ciągle zatykający się papier toaletowy. 

Można to sprawdzić samodzielnie: papier toaletowy dobrej jakości włożony do wody po kilku godzinach rozpada się całkowicie. Tańszy odpowiednik w tym samym czasie pozostaje nienaruszony. 

Gdzie jeszcze tracisz pieniądze

Papier i ręczniki to nie jedyne miejsca, gdzie tańszy produkt generuje ukryte koszty.

Czas obsługi. Dozowniki zaprojektowane pod konkretne wkłady działają bez zakłóceń. Tańsze zamienniki często nie pasują do systemu, zacinają się albo wymagają ręcznej interwencji. Każda taka sytuacja to czas personelu sprzątającego, który zamiast wykonywać właściwą pracę, obsługuje awarię sprzętu.

Puste dozowniki. Tańszy papier w rolce kończy się szybciej. Jeśli harmonogram uzupełniania nie nadąża za zużyciem, pracownicy i goście trafiają na pusty dozownik. W obiektach, gdzie standard higieny podlega audytom lub jest widoczny dla klientów, to nie jest tylko niedogodność operacyjna. Co więcej, pusty dozownik może skutecznie zaburzyć Twoje realne wydatki i potrzeby w zakupach bo przekłamują dane. 

Jak policzyć rzeczywisty koszt

Zamiast porównywać ceny opakowań, warto zadać inne pytania.

Ile arkuszy zużywa przeciętny pracownik przy jednym myciu rąk? Przy ręczniku o dobrej chłonności wystarczy jeden, góra dwa. Przy produkcie słabszym jakościowo trzy lub cztery. Przy 50ciu pracownikach i kilku wizytach w toalecie dziennie ta różnica w ciągu miesiąca przekłada się na kilka tysięcy listków. Dodając do tego produkty typu ZZ gdzie duża część jest nieużyta - straty sięgają kilkuset złotych przy mniejszej firmie. 

Czy papier toaletowy w Twojej firmie rozpuszcza się w wodzie? Czy dozownik kontroluje ilość pobieranego papieru, czy użytkownik sam o tym decyduje? Ile razy w ostatnim roku wzywano hydraulika do udrożnienia instalacji? 

To pytania, które warto zadać przed kolejnym zamówieniem.

Zanim zdecydujesz się na zmianę

Zmiana produktów higienicznych bez wcześniejszej analizy niesie ryzyko. Nowy produkt może nie pasować do istniejących dozowników, może nie spełniać wymogów branżowych albo wymagać zmiany całego systemu. 

Jeśli chcesz wiedzieć, ile Twoja firma faktycznie wydaje na higienę i gdzie są rezerwy, możemy to sprawdzić razem. Zaczynamy od bezpłatnego audytu kosztów, który obejmuje analizę rzeczywistego zużycia i dobór produktów do specyfiki obiektu. Jeśli po audycie jest sens testować inne rozwiązania, proponujemy próby w warunkach rzeczywistych, zanim cokolwiek zostanie zmienione.

A jeśli chcesz sprawdzić swój asortyment higieny to wypełnij poniższy formularz kontaktowy.

Przydzielimy opiekuna, który przeprowadzi analizę i zaproponuje konkretne kroki.