Higiena w firmie: 5% obowiązków, 100% winy, gdy coś nie działa

Osoba odpowiedzialna za zamawianie artykułów higienicznych w firmie rzadko ma to wpisane jako główne zadanie. Najczęściej to fragment listy obowiązków kogoś z administracji, działu zakupów albo facility managementu. Kilka pozycji w arkuszu, jedno zamówienie raz na jakiś czas.

Do momentu, gdy coś przestaje działać.

Wtedy okazuje się, że puste dozowniki w toaletach, zatkana kanalizacja albo brak ręczników na produkcji to nie problem działu technicznego, nie problem dostawcy i nie problem nikogo innego. To problem osoby, która zamawiała.

Jak wygląda ten problem w praktyce

Pracownicy zgłaszają, że w toaletach brakuje papieru. Ktoś z obsługi klienta informuje, że gość hotelowy złożył skargę na stan łazienki. Kierownik produkcji dzwoni, że linia stoi, bo skończyły się czyściwa do maszyn. Inspektor sanitarny odnotowuje brak środka dezynfekującego przy stanowisku pracy.

Każda z tych sytuacji ma tę samą cechę wspólną: jest widoczna, natychmiastowa i wymaga wyjaśnienia. A wyjaśnienie zawsze prowadzi do tego samego miejsca, do osoby, która odpowiada za zamówienia.

Tymczasem przyczyna rzadko leży w złym zamawianiu. Leży w braku systemu, który pozwalałby przewidywać zużycie, standaryzować asortyment i reagować zanim pojawi się problem.

Trzy sytuacje, które wracają regularnie

Zużycie, którego nikt nie przewidział. Papier toaletowy, ręczniki, mydło, środki dezynfekujące. Każdy produkt ma inne tempo zużycia w zależności od liczby użytkowników, okresu roku, specyfiki obiektu. Bez danych historycznych i bez systemu monitorowania stanów magazynowych zamówienie zawsze jest albo za duże, albo za małe. Oba scenariusze generują koszty.

Różne produkty w różnych lokalizacjach. W firmach zarządzających kilkoma oddziałami każda lokalizacja często kupuje inaczej, od innych dostawców, w innych ilościach. Porównanie kosztów między lokalizacjami staje się niemożliwe. Standaryzacja, która mogłaby obniżyć wydatki, nie istnieje, bo nikt jej nie zaprojektował.

Dostawca, który nie reaguje. Zamówienie złożone, termin minął, towaru nie ma. Telefon bez odpowiedzi, mail bez odzewu. Osoba zamawiająca traci czas na wyjaśnienia zamiast na właściwą pracę. A gdy brakuje produktów, to ona tłumaczy się z opóźnienia, nie dostawca.

Co sprawia, że ten obszar jest trudny do ogarnięcia

Higiena w firmie to temat, który nie ma jednego właściciela. Zamawia administracja, używają pracownicy, kontroluje dział jakości albo BHP, a koszty widzi finansowy. Każdy ma inne priorytety i inny poziom zaangażowania.

W efekcie decyzje zakupowe często zapadają na podstawie jednej zmiennej: ceny na fakturze. Bez analizy rzeczywistego zużycia, bez porównania kosztu jednego użycia, bez sprawdzenia, czy tańszy produkt nie generuje wyższych kosztów w eksploatacji.

Tani papier toaletowy, który nie rozpada się w wodzie, może zatkać instalację sanitarną. Koszt jednej interwencji hydraulicznej to 500-600 zł. Ręczniki o niskiej chłonności powodują, że pracownicy zużywają ich trzy razy więcej. Środek czyszczący o słabej skuteczności wymaga większego dawkowania. Każda z tych sytuacji podnosi realne koszty, których nie widać przy składaniu zamówienia.

Jak wygląda sytuacja, gdy system działa

Dedykowany opiekun, który zna specyfikę obiektu i historię zamówień. Dostawy do 48 godzin niezależnie od lokalizacji. Asortyment dobrany do rzeczywistego zużycia, nie do katalogu. Dozowniki w modelu wynajmu, bez jednorazowego kosztu wejścia i bez ryzyka awarii po stronie firmy.

Osoba odpowiedzialna za zamawianie przestaje gasić pożary. Zamiast tego ma przewidywalny system, który działa bez ciągłego nadzoru.

Jak zacząć oszczędzać i prowadzić lepiej swój dział?

Zanim cokolwiek się zmieni, warto wiedzieć, jak wygląda sytuacja teraz. Ile firma faktycznie wydaje na higienę miesięcznie. Czy koszty między lokalizacjami są porównywalne. Czy produkty są dobrane do rzeczywistych potrzeb, czy do przyzwyczajeń.

Lubimy słowa "system i audyt", ponieważ bez danych i wizji lokalnej nie jest to możliwe aby dobrać dobre, sensowne, tańsze i bardziej wydajne rozwiązanie. Audyt obejmuje analizę zużycia, dobór asortymentu i wyliczenie potencjalnych oszczędności. Bez zobowiązania do zakupu, bez zmiany systemu przed testami.

Jeśli jest to temat dla Ciebie i Twojej firmy skontatkuj się z nami przez poniższy formularz kontaktowy. Przydzielimy opiekuna, który przeprowadzi analizę i zaproponuje konkretne kroki.